Formato de Texto en Calc

Propiedades de texto en OpenOffice Calc

Panel lateral

Desde la ficha Propiedades del panel lateral podremos modificar las siguientes propiedades de texto:

Botón Modo Acción • Tipo de fuente • Tamaño de fuente • Estilo de fuente Negrita, Cursiva, varios Subrayados, Tachado, Sombra • Aumentar, Reducir tamaño de fuente • Superíndice, Subíndice • Espaciado entre carácteres • Color de fuente Alineación izquierda, centrado, derecha, justificado Alineación vertical arriba, centro, abajo Aumentar o disminuir sangría izquierda Ajustar texto Combinar celdas Orientación del texto (girar texto) Cambiar el color de fondo de las celdas Cambiar los bordes de celdas Mostrar/ocultar líneas de cuadrícula Abrir el diálogo Formato de celdas

Barra de herramientas Formato

Desde la barra de herramientas Formato podremos modificar las siguientes propiedades de texto:

Botón	Modo	Acción
	•	Tipo de fuente
	•	Tamaño de fuente
	•	Estilo de fuente Negrita, Cursiva o Subrayado
		Alineación izquierda, centrado, derecha, justificado
		Aumentar o disminuir sangría
		Cambiar los bordes de celdas
		Cambiar el color de fondo de las celdas
	•	Cambiar el color de la fuente
		Alineación vertical superior, centrada o inferior 1.

Todas estas propiedades se pueden aplicar a la celda o rango de celdas seleccionadas (modo selección de celda).

Las marcadas en la columna Modo con • se pueden aplicar al texto seleccionado de una celda (modo edición de celda).

Formateo básico de números, monedas y fechas en OpenOffice Calc

Al introducir un nuevo dato en una celda, Calc detectará si se trata de un número, moneda, fecha, hora o texto y aplicará el formato y alineación predeterminada correspondiente.

Alineación predeterminada

Por defecto, OpenOffice Calc aplica las siguientes alineaciones predeterminadas:

• Se alinearán a la derecha: los números, monedas, fechas y horas.
• Se alinearán a la izquierda: los textos.

Formato predeterminado

Formato predeterminado de números y monedas

• Si el dato tecleado es un número y posee decimales, Calc presentará éste número con todos sus decimales, hasta un máximo de:

- Ocho decimales en versiones anteriores a la 4.0; el resto de decimales se tienen en cuenta para los cálculos, pero no se presentan. Si tecleas 0,123456789 Calc mostrará 0,12345679, o sea, el número con ocho decimales redondeado, pero para los cálculos utilizará el número introducido.

- Diez decimales desde la versión 4.0; el resto de decimales se tienen en cuenta para los cálculos, pero no se presentan. Si tecleas0,1234567891678 Calc mostrará 0,1234567892, o sea, el número con diez decimales redondeado, pero para los cálculos utilizará el número introducido.

- Si la columna no es suficientemente ancha, Calc mostrará el número de decimales ajustado al ancho de la columna, y redondeando en el último decimal mostrado. Así, con una columna de 1,28cm si tecleas 0,1234567891678 Calc mostrará 0,1235, o sea, el número con cuatro decimales redondeado, pero para los cálculos utilizará el número introducido.

• Si tecleas el signo negativo tras introducir el número, Calc considera ese número como negativo. Así, si tecleas 12- Calc mostrará -12.
• Si tecleas el símbolo % tras introducir un número, Calc considera ese número en formato porcentual. Así, si tecleas 20% Calc mostrará 20,00%. El valor numérico de la celda será 0,20.
• Si el número es muy grande, Calc automáticamente le aplicará el formato científico; por ejemplo, al introducir el número1000000000000 la celda mostrará 1,0000+E⁰¹².
• Si introduces el símbolo de la moneda, bien antes o después del número, Calc mostrará la celda en formato moneda. Por ejemplo, al teclear 1200,3€ o €1200,3 Calc mostrará 1.200,30 €.

Formato predeterminado de fechas y horas

• Si Calc interpreta que el dato introducido es una fecha (por ejemplo, introducimos 12-10, o 12-10-13) automáticamente le aplicará el formato de fecha, y en la celda se mostrará 12/10/13; si no se introduce el año, tomará como año de la fecha el año actual.
• Si Calc interpreta que el dato introducido es una hora (por ejemplo, introducimos 12:10, o 12:10:00) automáticamente le aplicará el formato de hora, y en la celda se mostrará 12:10:00; si no se introducen los segundos, mostrará cero segundos; si no se introducen los minutos (por ejemplo, tecleando 12:), mostrará cero minutos.

Cuando introduces una fecha, es más sencillo utilizar los guiones  –  que las barras inclinadas  / , sobre todo en equipos portátiles. Calc cambiará el formato al predeterminado para tu sistema operativo. Además, si la fecha es del año en curso, no necesitas teclear el año

La celda muestra ##########

Si Calc muestra en la celda ########## es porque el dato introducido no puede mostrarse con el ancho actual de la columna. Deberás hacer más ancha la columna para que el valor se muestre. Consulta Cambiar el ancho de columnas.

Manejo de Documentos en Calc

Crear un documento nuevo en OpenOffice Calc

Para crear un documento nuevo disponemos de varias opciones:

   

♣  Hacemos clic en el botón Nuevo  ubicado en la barra de herramientas     estándar.

♣  Utilizando la combinación de teclas Ctrl+ U
♣ Desde el menú Archivo > Nuevo > Hoja de cálculo

Abrir un documento existente en OpenOffice Calc

Para abrir un documento de Calc ya existente también contamos con diversas opciones:

• Hacemos clic en el botón Abrir  de la barra de herramientas estándar.
• Utilizamos la combinación de teclas 
  Ctrl + A 
• Desde el menú Archivo > Abrir.

Una vez hecho esto nos encontramos con el siguiente Cuadro de Diálogo:

Deberemos movernos por la estructura de directorios hasta encontrar el archivo deseado, lo seleccionamos y hacemos clic en Abrir.

Guardar un documento en OpenOffice Calc

Una vez terminado nuestro trabajo en un documento, o en el caso de querer salvar copias intermedias del mismo, procedemos a guardarlo. Para ello tenemos diferentes caminos:

• Clic en el botón Guardar  de la barra de herramientas estándar.
• Utilizamos la combinación de teclas 
  Ctrl + G 
• Desde el Menú Archivo > Guardar.

La primera vez que se guarda un documento, Openffice Calc presenta el diálogo Guardar como:

Elegiremos el lugar para guardar el documento, el nombre y el tipo de archivo del mismo (el desplegable Tipo presenta una lista con todos los formatos para guardar, incluyendo los de la suite de Microsoft Office).

Después de guardar por primera vez un documento, cada vez que activemos la opción guardar no será necesario seguir todos estos pasos. Sencillamente el documento se guardará reemplazando la versión guardada anteriormente.

Cambiar el nombre de una hoja de cálculo en OpenOffice Calc

Puedes cambiar de nombre la hoja de cálculo activa en OpenOffice Calc. Para ello:

• Selecciona desde el menú Formato > Hoja > Cambiar nombre...
• Desde el menú contextual del selector de hojas selecciona la opción Cambiar nombre a la hoja...
• Haz doble clic sobre la pestaña de la hoja en el selector de hojas
• Hacer clic sobre la pestaña de la hoja manteniendo pulsada la tecla 
  Alt 

En cualquiera de los tres primeros casos, Calc presentará el diálogo Cambiar nombre de hoja. Tan solo tendrás que escribir el nuevo nombre y hacer clic sobre Aceptar

En el último caso, puedes editar el nombre de la hoja directamente sobre la pestaña. Para finalizar la edición, pulsa Intro  o haz clic en cualquier zona fuera de la etiqueta.

Eliminar el contenido de una celda en OpenOffice Calc

Para eliminar el contenido de una celda:

• Selecciona la celda y pulsa la tecla , o...
• Selecciona la celda y activa el comando Cortar (por ejemplo, pulsando la combinación de teclas Ctrl + X), o...
• Selecciona la celda y pulsa la tecla , o...
• Selecciona desde el menú Editar > Eliminar contenidos.

En el primer caso, se eliminará el contenido de la celda, pero no se eliminará el formato de la celda.

En el segundo caso se eliminará tanto el contenido como el formato de la celda.

En el tercer y cuarto caso se mostrará el diálogo Eliminar contenidos. Desde éste diálogo puedes seleccionar qué es lo que quieres eliminar en la celda:

• Eliminar todo: Borra todo el contenido de la celda seleccionada
• Texto: Elimina el texto, pero no los formatos ni las fórmulas, números o fechas
• Números: Elimina los números, pero no los formatos ni las fórmulas, textos o fechas
• Fecha y hora: Elimina los valores de fecha y de hora, pero no los formatos ni las fórmulas, textos o números
• Fórmulas: Elimina las fórmulas, pero no los formatos ni los textos, números o fechas
• Comentarios: Elimina los comentarios agregados a las celdas, pero no los formatos ni las fórmulas, textos, números o fechas
• Formatos: Elimina los atributos aplicados a la celda, pero no las fórmulas, textos, números o fechas
• Objetos: Elimina los objetos insertados en la celda, pero no los formatos ni las fórmulas, textos, números o fechas

Trabajando con Hoja de Cálculo Cal

                                           Libre Office Calc

Es otro componente del programa de paquete de Open Office, este software libre es compatible con Microsoft Excel.

Para acceder a Calc solo debemos dar doble clic en el icono de Open Office 

1. Se no abrirá la siguiente pantalla y damos clic en Hoja de Calculo:

      

        2. Una vez ingresado tendremos una pantalla como esta:

                              Elementos de la ventana de Calc

Los elementos fundamentales de Calc son:

  

BARRA DE MENÚS

Permite el acceso a los menús de Calc. La mayoría de las operaciones llevadas a cabo en Calc se realizan a través de las opciones de la barra de menús. Para acceder a cualquiera de las opciones de la Barra de menús, basta con hacer un clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opción deseada.

Archivo para crear, abrir, guardar, cerrar y exportar documentos (en formato PDF y XHTML), gestionar las plantillas, activar la vista preliminar, imprimir y configurar la impresora.

Editar nos permite copiar, cortar y pegar celdas, objetos, texto y hojas; también podremos buscar y reemplazar texto dentro la hoja de trabajo activa o en todas las hojas del documento, deshacer y rehacer acciones, gestionar la modificaciones realizadas y administrar vínculos.

Ver nos permite mostrar las barras de herramientas, la barra de estado, definir la escala de visualización del documento (zoom) y cambiar a la vista Pre visualización del salto de página.

Insertar para insertar saltos manuales, símbolos, celdas, filas, columnas, hojas, hiperenlaces, notas, referencias, imágenes, sonidos y vídeos, funciones...

Formato para formatear los caracteres y los párrafos del texto, las celdas, filas, columnas y hojas, conversión de mayúsculas a minúsculas y viceversa, aplicación de estilos y formatos, formato condicional, autoformato, definir alineaciones y manejar objetos.

Herramientas en donde encontraremos las opciones para comprobar ortografía y gramática, el detective, solver, buscar objetivo, cambiar el idioma, acceder a la galería de imágenes, el administrador de extensiones, grabar y ejecutar macros y definir opciones generales del programa.

Datos desde donde definiremos rangos de datos, estableceremos ordenación, filtros, criterios de validez, subtotales, piloto de datos (tablas dinámicas), texto a columnas, agrupación y esquema.

Ventana, con la cual podemos ir cambiando entre los diversos documentos que tengamos abiertos en la aplicación o abrir nuevas ventanas para ver un mismo documento, además de dividir la vista actual o de fijar rangos de celdas que no se desplacen.

Ayuda desde donde podrás activar la ayuda de Calc y la herramienta ¿Qué es esto?. Dispone de opciones para que registres tu licencia de OpenOffice.org, compruebes y descargues e instales actualizaciones y te da información de la versión actual de OpenOffice.org que tienes instalada.

BARRA DE TÍTULOS

Tienen la función de controlar la ventana de Calc. En el título de la ventana de OpenOffice Calc aparece el nombre del documento actual, en el caso de que no se haya guardado el documento tendrá por defecto "Sin Título 1".

BARRA DE HERRAMIENTAS

Visualizar una barra de herramientas. Activar la casilla izquierda (mediante clic) de la barra de herramientas elegida en el menú de Ver-Barra de herramientas.

Ocultar una barra de herramientas. Desactivar la casilla a la izquierda de la barra de herramientas elegida en el menú de Ver-Barra de herramientas.

También puede cerrarse una barra de herramientas pulsando el botón cerrar que aparece cuando la barra no se encuentra acoplada en alguno de los bordes de la ventana.

Mover una barra de herramientas. Cualquier barra de herramientas o botones, tiene a su izquierda del todo, una pequeña línea de puntos discontinuos, desde donde podemos arrastrar dicha barra de botones a otro borde de la pantalla. Al sobrevolar dicho relieve, aparece una flecha cuádruple, que llamaremos cuatriflecha, lo cual manifiesta la posibilidad de arrastrar en cualquier dirección dicha barra de botones.

La barra de herramientas denominada Estándar es la siguiente:

La barra de herramientas denominada Formato es la siguiente:

Cuando seleccionamos una imagen, la barra de formato se presenta como ves aquí:

En la zona inferior, justo encima de la barra de estado, podemos ver la Barra de Herramientas de Dibujo, con opciones para insertar distintos gráficos, cuadros de texto, llamadas y otros elementos.

              Celdas y Rangos en Calc

En OpenOffice Calc la unidad básica de información viene representada por una celda.

La celda es el contenedor de los textos, fechas, horas, números, importes y fórmulas que contienen las hojas de cálculo y a los que posteriormente daremos formato y operaremos.

Para seleccionar una celda tan sólo hay que hacer clic situando el ratón sobre ella, dentro de los límites de la misma.

Propiedades fundamentales de la celda

• El contenido: es el valor u objeto que en realidad contiene la celda, bien sea un texto, un número, una fecha/hora, una fórmula o un objeto.

• El formato: define la forma en que se va a mostrar el contenido; por ejemplo definirá si el número se mostrará con puntos de millares y decimales separados por una coma o viceversa, si en las fechas los meses se mostrarán con números o como texto, si los separadores son barras o guiones, o el tamaño de la letra es de 14 puntos, o está en negrita, o cual es el color del texto o del fondo, o cómo son sus bordes...

El nombre de la celda

• la letra correspondiente a la columna y

• el número de la fila en la que está situada.

Cada celda de una hoja de cálculo tiene un nombre propio y único, con el que podemos hacer referencia a esta celda.

Éste nombre viene dado por las coordenadas que forman:

Puedes ver en la imagen la celda B5 seleccionada. Observa como aparece su referencia en el cuadro de nombres.

El funcionamiento es igual al del clásico juego de los barcos. La primera celda de una hoja es la A1, situada en el extremo superior izquierdo. La última, la AMJ1048576, situada en el extremo inferior derecho.

Cada hoja de Calc dispone de 1.024 columnas, nombradas desde la A a la AMJ,
 y de más de un millón de filas, numeradas desde la 1 a la 1.048.576.
En total, cada hoja de cálculo está formada por 1.073.741.824 celdas (¡más de mil millones!), 
y como vimos, un documento de Calc puede contener hasta 256 hojas

¿Qué es un rango?

En muy pocas palabras. Un rango es un grupo de celdas.

Los rangos de celdas pueden estar formados por celdas contiguas, formando un grupo de celdas con forma rectangular, o por celdas no contiguas.

Los rangos de celdas contiguas se llaman de forma parecida a las celdas. Se especifican indicando el nombre de la primera celda separándolo por dos puntos del nombre de la última celda. Por ejemplo B5:E12 es un rango de celdas contiguas, que está formado por las celdas situadas entre la B5 y la E12, incluyendo a ambas. Al seleccionar un rango de este tipo se muestra su nombre en el cuadro de nombres.

Se pueden seleccionar varias celdas y/o rangos de celdas formando un rango de celdas no contíguas, pero en éste caso no se asigna nombre ni su referencia se mostrará en el cuadro de nombres.

Cómo seleccionar uno o varios rangos de celdas lo veremos más adelante en el punto Seleccionar celdas, filas, columnas y rangos en Calc.